Bienvenue au Dijon nippon !

Petit tour dans les coulisses du festival Dijon SAITEN…

Le Dijon Saiten est devenu en quelques années LE rendez-vous des amoureux de la culture asiatique en Bourgogne. Débuté en 2005 sur les pelouses de l’Université de Bourgogne, il a vite trouvé place à l’intérieur des bâtiments de l’IUT de Dijon. Les nombreuses activités du festival, qui  vont  de l’origami aux jeux de plateau en passant par les boutiques, les conférences d’invités, le jeu de rôle, les quizz, le concours et défilé cosplay (ndlr : fait d’incarner un personnage à travers son costume), les tournois de jeux vidéo, etc., se déroulent du samedi matin au dimanche soir en continu.

Organisé cette année le week-end du 12 et 13 octobre 2013 par l’Association étudiante pour la Découverte du Manga et de l’Animation (ADMA), le festival a accueilli 3900 visiteurs. Un chiffre qui augmente d’édition en édition. Maud Gobled, secrétaire, et Aude Thibault, ancienne trésorière de l’ADMA ont accepté en plein festival d’échanger avec moi et de nous dévoiler les coulisses de l’organisation et de la communication de cette 9^ème édition.

Pourriez-vous me parler du Saiten ? Quel est son public cible ?

Le Dijon Saiten est un festival de découverte et de redécouverte de la culture asiatique. Nous avons des activités allant du Japon traditionnel au Japon plus actuel. Nous invitons également des artistes qui ont, ou pas encore, de la notoriété pour les faire découvrir au plus grand nombre. Nous cherchons à toucher tous les publics à travers des activités très variées.

Quelles valeurs vouliez-vous diffuser à travers ce festival ?

Nous cherchons avant tout à donner une image familiale, conviviale, dynamique. Nous souhaitons que les gens soient heureux et satisfaits. Nous voulons montrer que le festival n’a pas un but lucratif mais ludique.

Quels ont été les outils de communication mis en œuvre pour ce projet ?

Surtout du Print par l’association : affiches, flyers, livrets d’accueil. Les partenaires apportent également des affichages en panneaux lumineux, de la visibilité dans les magazines ou la presse (Mairie de Dijon/ « Dijon Mag » et « Planète Japon » principalement), de la publicité par la radio (Virgin Radio par exemple), par les sites internet comme pour Divia ou le site TER Bourgogne. Les gens nous démarchent aussi parfois, que ce soit pour des partenariats, de la publicité ou des interviews. Et bien sûr, nos sites internet, les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter, les sites centrés sur la culture asiatique, les intervenants et stands participant au festival, ou encore les habitués.

Comment gérez-vous la communication sur les réseaux sociaux ?

Tout ce qui est posté sur les réseaux sociaux provient des actualités du site du . On se sert également de pour avoir des feed-back de la part des personnes du groupe. Cela nous permet également d’être proches des visiteurs en leur expliquant les règles du festival, en répondant aux questions, etc.

Avez-vous rencontré des difficultés pour organiser ce festival ?

Oui, quelques-unes. Notamment avec les partenaires : certains ne sont pas toujours disponibles ; c’est parfois difficile de les contacter. De plus, les membres du staff étant pour la plupart étudiants en fin d’études voire salariés, ils avaient donc moins de temps. Il y a beaucoup de communication, de gestion du staff, des invités, et comme le CA va de Novembre en Novembre, les temps forts de l’organisation tombent souvent en même temps que les temps forts de la vie étudiante comme les thèses, les soutenances, les concours.

Et concernant la communication ?

Également. Par exemple, nous n’avons pas forcément de compétences en graphisme. Nous nous appuyons donc régulièrement sur les anciens, qui ont l’habitude d’organiser le festival et surtout de nous soutenir quand nous rencontrons des difficultés. C’est un travail collaboratif sur le long terme.

Comment avez-vous pris contact avec les partenaires ? Quel est leur rôle au sein du festival ?

En ce qui concerne les institutions comme l’IUT et la Mairie, l’ADMA a pris contact directement avec eux. D’autres partenaires nous sollicitent pour un échange de publicité. Leurs rôles sont très divers allant du financement jusqu’à l’animation et les activités lors du festival en passant par la nourriture pour le CROUS, la publicité ou l’apport de lot pour les concours.

Comment avez-vous contacté les invités ? Comment les choisissez-vous ?

Nous les contactons par internet, via mail ou leurs sites, quelques-fois par nos partenaires. Nous essayons d’inviter des personnes à qui l’on peut donner plus de visibilité et de reconnaissance, mais également que l’on peut faire découvrir au public dans un lieu plus intime que sur de grosses conventions françaises. Les invités sont quasiment toujours différents d’une année à l’autre. On est parfois les premiers à les inviter, avant qu’ils ne gagnent en visibilité et en notoriété, à l’instar ou de . Les auteurs de webséries, chroniques/podcasts sont plus faciles à inviter que les auteurs, car avec ces derniers cela entraîne des négociations avec les éditeurs, voire un coût supplémentaire.

Quels sont vos projets pour les prochaines éditions ?

Nous ne pouvons pas faire de projets concrets pour les prochaines éditions, car un nouveau CA est voté tous les ans. Nous souhaiterions malgré tout inviter dans l’avenir, pour ne citer que lui. Nous voulons continuer de diffuser des valeurs de proximité, de partage, notamment via Facebook/Youtube. Nous essayons de créer un véritable d’esprit de communauté.

Pour le moment, il ne nous est pas possible de diversifier l’offre pour les boutiques proposées, car nous avons que peu d’espace à leur consacrer. Nous avons entamé une réflexion depuis plusieurs années pour changer de locaux. Mais cela entraînerait un budget plus important, des questions sur l’hygiène et la sécurité et les limites de nos possibilités au niveau du staff, ainsi que le problème des valeurs diffusées. En effet, les locaux de l’IUT ont l’avantage de diviser les activités, animations, boutiques en petits endroits, petites salles, rapprochant ainsi les gens et permettant la création d’espaces réservés. Des locaux trop grands entraîneraient aussi des parasitages entre les différentes animations en termes de bruit ou d’organisation. Mais le dossier est encore en cours…

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– Le site sur le SAITEN : – Le forum de l’ADMA : – Le facebook et le groupe facebook
¹,² Photos de Thierry Beyl, pour l’ADMA

festival interview IUT Dijon